アルムナイ制度とは、退職した社員と会社が退職後も連絡を取り合える関係を保ち、再入社・業務の協力・情報交換につなげる仕組みです。「アルムナイ（alumni）」はもともと卒業生を指す言葉です。作るときに決めることは4つだけで、目的（再入社か協力か交流か）、対象者、連絡先の集め方と利用目的、再入社や協力の手続きです。厚生労働省「雇用動向調査」（令和6年）では2024年の離職率は14.2％で、辞める人がいること自体は珍しくありません。その関係を退職の日で切るか、形を変えて残すかの違いです。後半では、制度が名簿だけで終わる理由と直し方も扱います。

退職者との関係が切れる構造

退職者との関係は、多くの会社で次の流れで切れていきます。

  1. 退職の手続きが「回収」だけで終わる：貸与物・アカウント・書類の回収はするが、その後の連絡の意思は確かめない
  2. 連絡先を持っていても使えない：在職中の住所やメールは雇用管理のために集めた情報で、退職後の案内に使う前提になっていない
  3. 辞め方が悪いと、双方が連絡を避ける：引き止めで揉めた、引き継ぎで衝突した、という記憶が残る
  4. 再入社の前例がなく、手続きも決まっていない：戻りたい人がいても、窓口と条件が分からない

1と4は制度で直せます。2は個人情報の扱いとして整理が要り、3は退職の手続きそのものを見直す話です。退職の手続きを関係づくりの場として組み直す考え方は、オフボーディングの目的とは？退職者を資産に変える関係設計で扱っています。

アルムナイ制度の型と判断材料

制度の3つの型

型主な目的会社がやること向いている会社
再入社型辞めた社員の出戻りを受け入れる再入社の窓口と選考の手順を決め、退職者に知らせる経験者の採用に苦労している、仕事の中身が大きく変わらない
協力型業務委託・スポットの相談で力を借りる依頼の窓口、契約の形、秘密保持の取り決めを整える専門職が多い、繁閑の差が大きい
交流型近況の共有や勉強会でつながりを保つ連絡の手段と頻度を決め、年に数回の案内を出すまずは関係を切らないことから始めたい

中小企業は、再入社型を核にし、交流型を最小限で添える形から始めると運営の負担が小さく済みます。協力型は契約の形や秘密保持の整理が要るため、必要になってから足しても遅くありません。

規程に入れる項目の見本

項目書く内容の例
目的退職者との関係を保ち、再入社と業務の協力の機会をつくる
対象者在籍1年以上で退職した者のうち、本人が登録を希望した者（懲戒解雇による退職者を除く、など）
登録と抹消退職時または退職後に本人が申し込む。本人の申し出でいつでも抹消する
利用目的再入社の案内、業務の協力の相談、会社からのお知らせの送付
再入社の手続き窓口、応募の方法、選考は通常の中途採用と同じ基準で行うこと
再入社時の労働条件退職前の等級・賃金を引き継ぐかどうか、個別に決める場合の考え方
秘密保持在職中に知った秘密の扱いは退職時の誓約書のとおりであること

導入前のチェックリスト

  • □ 制度の目的を、再入社・協力・交流のどれに置くか決めたか
  • □ 対象外とする条件を、個別判断ではなく文章で決めたか
  • □ 連絡先を「本人の任意の登録」で集める形にしたか
  • □ 再入社したときの等級・賃金の決め方を説明できるか
  • □ 案内を出す担当者と頻度を決めたか

退職時に渡す登録案内の文例

退職後も、当社とのつながりを希望される方に向けて「退職者の登録」を設けています。登録された方には、年に数回、求人の更新や事業の近況をお送りします。登録は任意で、登録の有無が退職の手続きや条件に影響することはありません。お預かりした氏名・連絡先は、再入社のご案内、業務のご相談、当社からのお知らせの送付にのみ使います。登録の取り消しは、いつでも人事担当までお申し出ください。

文例に入れているのは、任意であること、退職の条件に関係しないこと、利用目的、取り消しの方法の4点です。この4点が欠けると、登録を頼まれた側は「断ると不利になるのでは」と受け取り、制度への信頼を最初から損ないます。

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アルムナイ制度の導入手順

手順1：目的と対象を決める 経営者と人事で、何のための制度かを1文で決めます。「経験者の再入社を増やす」なら、案内の中心は求人情報と再入社の手続きになります。

手順2：個人情報の利用目的を決め、示す 個人情報保護法は、個人情報を扱うときは利用目的をできる限り特定し（第17条）、その範囲を超えて扱うときはあらかじめ本人の同意を得ること（第18条）、取得したときは利用目的を本人に通知するか公表すること（第21条）を定めています。在職中の連絡先をそのまま流用するのではなく、退職時に登録の用紙や画面を渡し、利用目的を書いたうえで本人が任意に登録する形にすると整理がつきます。個別の判断は、個人情報保護委員会の相談窓口や専門家に確認してください。

手順3：退職の手続きに登録の案内を組み込む 最終出社日の前の面談で、制度の説明と登録の案内をします。退職理由を聞く面談と同じ場で行う場合は、登録が評価や退職条件に関係しないことをはっきり伝えます。退職面談の設計は、退職面談は意味ないと言われる理由と、退職理由データの設計手順が参考になります。

手順4：再入社の条件を決める 再入社の選考を通常と同じ基準で行うこと、退職前の等級を目安にしつつ、今の仕事の範囲で格付けし直すことを決めておきます。再入社で雇い入れるときも、通常の採用と同じく労働条件の明示が必要です（労働基準法第15条）。2024年4月からは、就業場所と業務の「変更の範囲」も明示する事項に加わっています。

手順5：年に数回、案内を出す 連絡が途絶えると、登録者は会社のことを忘れます。求人の更新、事業の近況、勉強会の案内などを、年に2〜4回を目安に決まった担当者が出します。

制度が名簿だけで終わる理由と直し方

名簿だけで終わる理由起きること直し方
登録を退職後に任せている退職後に自分から申し込む人はほとんどいない退職前の面談で案内し、その場で登録できるようにする
案内を出す担当者が決まっていない最初の1回で連絡が止まる担当と頻度を規程か業務分担表に書く
再入社の待遇が不明戻りたい人がいても問い合わせない等級・賃金の決め方を登録者向けに公開する
辞め方の悪さが残っている登録しても誰も反応しない引き止めや引き継ぎの進め方を見直す

このほかの注意点が2つあります。一つは、アルムナイ制度を「辞めても戻れるから大丈夫」という離職の言い訳にしないことです。制度は関係を残すためのもので、今いる社員が辞める理由を減らす仕事の代わりにはなりません。もう一つは、退職者に採用の声かけを頼み、その見返りに謝礼を払う形を安易に組み込まないことです。職業安定法は、労働者の募集に関わる者への報酬の支払いを制限しています（第40条）。こうした仕組みを検討する場合は、事前に都道府県労働局に確認してください。

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出典