日報が意味ないと感じられる原因の多くは、日報そのものではなく、何のために書くのかが決まっていないことと、書いても何も返ってこないことにあります。目的が決まっていない日報は、書く側にとっては毎日の作業の記録を並べるだけの手間になり、読む側にとっても、何を見ればよいのか分からない文章の山になります。日報を見直すときは、①日報で何を知りたいのか（目的）を決める、②目的に合わせて項目を絞る、③読む側が返す決まりを作る、④目的が別の手段で満たせるなら、日報をやめて代わりを用意する、の順で考えます。続けるかやめるかは、目的に照らして決めます。
日報が意味ないと感じられる構造
目的が決まっていない
「とりあえず毎日書く」という形で始まった日報は、何を書けばよいかがはっきりしません。書く側は、やった作業を時間順に並べ、「今日も一日頑張りました」のような感想で締めることになります。読む側も、何を見ればよいか分からないため、読み流すだけになります。
書いても返ってこない
日報を出しても、上司から何の反応も無ければ、書く側は「誰も読んでいない」と感じます。困りごとを書いても手を貸してもらえないなら、困りごとは書かれなくなります。こうして日報は、出すこと自体が目的の儀式になっていきます。
監視の道具になっている
日報の内容で、何時から何時まで何をしていたかを細かく確かめ、少しでも空いた時間があれば問いただす、という使われ方をすると、書く側は、実際の仕事より「忙しく見える」書き方を考えるようになります。その結果、日報の内容は実態から離れ、誰にとっても役に立たないものになります。
日報の目的を決める
日報の目的は、主に次の 4 つに分けられます。どれを目的にするかで、書く項目も、読み方も変わります。
| 目的 | 知りたいこと | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 進み具合の把握 | 仕事がどこまで進んだか、遅れは無いか | 期限の短い仕事が多い、細かな調整が要る |
| 困りごとの早期発見 | 何に困っているか、手を貸すべきことは無いか | 新人、新しい仕事に移ったばかりの人 |
| 振り返りと育成 | 何を学び、次に何を変えるか | 新人、育成の期間 |
| 情報の共有 | 顧客や現場で起きたことを、チームで知る | 顧客との接点が多い、現場が分かれている |
目的が 1 つに決まれば、項目も 3 つ前後に絞れます。例えば、困りごとの早期発見が目的なら、「今日やったこと（1〜2 行）」「困っていること」「明日やること」の 3 つで十分です。
続けるか、やめるかの判断
目的を決めたら、その目的を満たすのに、毎日の日報が一番よい手段かどうかを考えます。
進み具合の把握が目的なら、日報でなくても、タスクの一覧や案件の記録を見れば分かることが多くあります。その場合、日報で同じことを文章にさせるのは二重の手間です。タスクや案件の記録を更新する運用に切り替え、日報はやめるか、困りごとだけを書く短いものに変えます。
困りごとの早期発見や、振り返りと育成が目的なら、日報は役に立ちます。特に新人や、新しい仕事に移ったばかりの人には、毎日書くことで、つまずきを早めに拾えます。ただし、一定の期間が過ぎて仕事に慣れたら、週報に切り替えるなど、頻度を下げることを検討します。週報の書き方は、週報の書き方で扱っています。
情報の共有が目的なら、上司への日報ではなく、チームで見られる場所に、共有したいことだけを書く形が向いています。上司だけが読む日報に書いても、ほかのメンバーには届きません。
判断の目安をまとめます。
| 状況 | 判断の例 |
|---|---|
| 進み具合はタスクの記録で分かる | 日報をやめ、タスクの記録の更新に切り替える |
| 新人や、仕事が変わったばかりの人がいる | その人だけ日報を続け、一定の期間の後に週報へ |
| 顧客や現場の情報をチームで共有したい | 上司への日報をやめ、チームの共有の場に書く |
| 日報を読んで返す時間が上司に無い | 頻度を下げるか、項目を減らす。返せない日報は続けない |
やめるときに代わりに用意するもの
日報をやめるときは、日報で満たしていた目的を、何で代わりに満たすかを決めておきます。これを決めずにやめると、「部下の様子が分からなくなった」という不安から、しばらくして日報が復活することがよくあります。
- 進み具合：タスクの一覧や案件の記録を、決まった時点（例：毎日の終業時）までに更新する
- 困りごと：週に 1 回の短い面談や、相談を受ける時間を決めておく。急ぎの困りごとは、その都度チャットで相談してよいことにする
- 情報の共有：チームのチャットの決まった場所に、共有したいことを書く
続けるときの負担の減らし方
日報を続けるなら、書く側と読む側の負担を減らします。
書く側については、項目を 3 つ前後に絞り、1 つの項目を 1〜2 行で書けるようにします。やった作業を時間順にすべて並べる必要はありません。書式を決めておき、毎日同じ形で書けるようにすると、書く時間が短くなります。
読む側については、全部を細かく読むのではなく、「困っていること」の欄を必ず見て、返事をすることを決まりにします。すべての日報に長い感想を返す必要はありません。困りごとへの返事と、短い一言で十分です。読む側の確認の手間を抑えながら、報告を一方通行にしない方法は、日報が読まれない原因と双方向で機能する報告の設計で説明しています。
営業の日報のように、案件の記録と日報の中身が重なる場合は、案件の記録から日報の要約を作る仕組みを使う方法もあります。自動化で減らせる作業と、人が残すべき役割は、営業日報のコメント自動化で扱っています。
実行時の落とし穴
提出率で評価する
日報の提出率を評価の項目にすると、中身の無い日報が増えるだけです。提出させることより、書かれた困りごとに応えることを優先します。
監視の道具にする
日報で空き時間を問いただすような使い方をすると、日報の中身は実態から離れます。日報は、手を貸すべきところを見つけるための道具として扱います。
目的を決めずに一斉にやめる
「日報は意味がない」と一斉にやめると、日報で拾えていた困りごとまで拾えなくなることがあります。目的ごとに代わりを決めてから、やめる範囲を決めます。
