週報は、1 週間の仕事の結果と、次の週の予定、上司に相談したいことを、短くまとめて伝える報告です。書き方の基本は、①今週の結果を数字や事実で書く、②予定との差と、その理由を書く、③次の週の予定を書く、④相談したいことや困っていることを書く、の 4 つを、この順で並べることです。感想や反省の言葉を長く書く必要はありません。読む側の上司が、部下の仕事の進み具合をつかみ、手を貸すべきところを見つけられることが、週報の目的です。書くことがないと感じるときは、この目的に立ち返ると、何を書けばよいかが見えてきます。
週報の基本の項目
週報は、次の項目で書くと、書く側も読む側も迷いません。
| 項目 | 書くこと | 書き方のこつ |
|---|---|---|
| 今週の結果 | 終わった仕事、進んだ仕事、数字 | 「〇〇を完了」「△△件対応」のように、事実と数字で書く |
| 予定との差 | 予定どおりに進まなかったことと、その理由 | 理由は短く、次にどうするかとあわせて書く |
| 来週の予定 | 取り組む仕事と、終える目標 | 「〇〇を金曜までに提出」のように、期限を入れる |
| 相談・困りごと | 判断してほしいこと、手を貸してほしいこと | 何を、いつまでに決めてほしいかをはっきり書く |
| 気づき（任意） | 工夫したこと、ほかの人に共有したいこと | 1〜2 行で十分 |
最も大切なのは「相談・困りごと」です。上司は週報を読んで、手を貸すべきところを見つけます。困っていることを書かずに、後から「実は遅れていました」と伝えると、打てる手が少なくなります。
例文
職種ごとの例を示します（内容は説明のための例です）。
営業職の例
- 今週の結果：新規の面談 5 件（目標 6 件）。提案 3 件、うち 1 件は見積の依頼を受けた。受注 1 件（〇〇社、月額の契約）
- 予定との差：面談が 1 件、先方の都合で来週に延期になった
- 来週の予定：延期の 1 件を含めて面談 6 件。見積の依頼を受けた △△社に水曜までに見積を提出
- 相談：△△社の見積で、標準の価格から 1 割の値引きを求められる見込み。どこまで対応できるか、火曜までにご判断いただきたい
事務職の例
- 今週の結果：請求書の発行 120 件を完了。取引先の登録の変更 8 件を処理
- 予定との差：経費の精算の確認が、書類の不備が多く、予定より半日遅れた
- 来週の予定：月末の締めの準備。経費の精算の残り 15 件を水曜までに完了
- 相談：経費の書類の不備が毎月同じ内容で起きている。申請の書式に記入例を付けたいので、変更してよいかご相談したい
企画・開発職の例
- 今週の結果：新しい機能の画面の設計を完了し、関係者の確認を得た。不具合の修正 4 件
- 予定との差：画面の設計の確認に、想定より 1 日多くかかった
- 来週の予定：機能の作り込みに着手。金曜に途中の状態を関係者に見せる
- 相談：作り込みの途中で仕様の変更が出た場合、誰の判断で受けるかを決めておきたい
書くことがないと感じるときの考え方
「毎週同じ仕事で、書くことがない」という悩みはよく聞かれます。その場合は、次の点を見直すと、書くことが見つかります。
1 つめは、数字の変化です。同じ仕事でも、件数、かかった時間、問い合わせの数、やり直しの数は、週ごとに違います。先週と比べて増えたか減ったかを書くだけで、上司は仕事の量や負担の変化をつかめます。
2 つめは、困ったことや、時間がかかったことです。小さなことでも、同じことが繰り返し起きているなら、仕組みを変えるきっかけになります。上の事務職の例のように、書類の不備が毎月同じように起きているなら、それは書式を変える提案につながります。
3 つめは、次の週に変えたいことです。今週の仕事を振り返って、次の週に 1 つだけ変えてみたいことを書きます。大きな改善である必要はありません。
それでも本当に書くことがない仕事なら、週報の頻度や項目そのものを見直す余地があります。書く側が意味を感じられない報告は、形だけになっていきます。
読む側の返し方
週報が続くかどうかは、読む側の返し方で決まります。書いても何の反応も無ければ、書く側は「誰も読んでいない」と感じ、中身が薄くなっていきます。
読む側は、少なくとも「相談・困りごと」には必ず返事をします。判断を求められていることには、期限までに答えます。すぐに答えられない場合も、「木曜までに答える」と返すだけで、書く側は安心して次の仕事に進めます。
結果や工夫に対しても、短い言葉で反応します。長い感想を書く必要はなく、「見積の件、了解です」「書式の変更、進めてください」のように、読んだことと判断が伝われば十分です。報告を一方通行にせず、読む側の確認の手間も抑える方法は、日報が読まれない原因と双方向で機能する報告の設計で扱っています。
週報で上がってきた相談の中に、チーム全体で話し合うべきことがあれば、定例の会議の議題に回します。週報で報告を済ませておけば、会議では報告の時間を減らし、決めることに時間を使えます。会議の進め方は、定例会議の進め方で説明しています。
書式を決めるときの考え方
チームで週報の書式を決めるときは、次の点を考えます。
- 項目を絞る：上の 4〜5 項目を基本にし、チームの仕事に合わせて足し引きする。項目を増やすほど、書く負担が増える
- 数字の欄を決めておく：営業なら面談・提案・受注の件数、事務なら処理の件数のように、毎週書く数字を決めておくと、書く側が迷わず、読む側も比べやすくなる
- 提出の期限を決める：金曜の終業までに提出し、上司は月曜の午前中までに返す、のように、書く側と読む側の期限を両方決める
- 置き場所を 1 つにする：メール、チャット、共有の文書など、置き場所がばらばらだと、後から探せない。チームで 1 つに決める
チームの目標の指標が決まっているなら、週報の数字の欄を、その指標とそろえておくと、週報を集めるだけで、チームの進み具合が分かります。
週報が形だけになる構造
感想や反省を求める
「今週の所感」「反省点」のような項目を大きく取ると、書く側は毎週もっともらしい文章を考えることに時間を使い、肝心の結果や相談が埋もれます。感想は任意の欄にとどめ、事実と相談を中心にします。
評価の材料にしすぎる
週報の内容を細かく評価の材料にすると、書く側は良いことだけを書き、困りごとを隠すようになります。週報は、手を貸すべきところを見つけるための報告として扱います。
読む側が返さない
読む側が返事をしない週報は、やがて誰も真剣に書かなくなります。相談には必ず答えることを、読む側の決まりにします。
