ファイル名の付け方は、「日付_種類_内容_版」のように、入れる項目と順番を決めておくと、並べたときに探しやすくなります。日付は「20261001」のように年月日を 8 けたで書くと、名前の順に並べたときに日付の順にもなります。版は「v1」「v2」のように番号で表し、「最新」「最終」という言葉は使わないようにします。ファイル名がばらばらになる原因は、一人ひとりが自分の分かりやすい名前を付けることにあります。社内で命名規則を決め、例と一緒に 1 枚にまとめておくことが、探せない・どれが最新か分からないという問題を防ぐ近道です。
ファイル名がばらばらだと起きること
「資料」「会議用」「修正版」のような名前のファイルが並ぶと、中身を開かないと何のファイルか分かりません。同じファイルに「最新」「最新2」「最終」「最終_修正」と名前が増えていき、どれが本当に最新なのか、作った本人にも分からなくなることがあります。
日付の書き方がそろっていないと、並べたときに順番がばらばらになります。例えば「10月1日」「2026.9.30」「0929」が混ざっていると、名前の順に並べても日付の順にはなりません。
命名規則で決めておく項目
社内の命名規則では、次の項目を決めておきます。
| 項目 | 決めることの例 |
|---|---|
| 入れる項目と順番 | 日付・種類・内容・版の順 |
| 区切りの記号 | 項目の間は「_」（アンダースコア）でつなぐ |
| 日付の書き方 | 年月日を 8 けたで書く（20261001） |
| 種類の言葉 | 見積、請求、議事録、報告など、使う言葉を一覧で決める |
| 版の書き方 | v1、v2 と番号で表す。「最新」「最終」は使わない |
| 使わない文字 | スペース、一部の記号、機種によって扱いが違う文字 |
命名規則の例
ファイルの種類ごとの例を示します（名前は説明のための例です）。
| ファイルの種類 | 名前の例 |
|---|---|
| 議事録 | 20261001_議事録_営業定例 |
| 見積書 | 20261001_見積_〇〇社_v2 |
| 請求書 | 202610_請求_〇〇社 |
| 社内の報告 | 20261001_報告_月次売上 |
| 手順書 | 手順書_請求書の発行_v3 |
手順書のように、日付より内容で探すことが多いファイルは、日付を入れずに内容から始め、版の番号で新しさを表す形も使えます。どのファイルに日付を入れるかも、あわせて決めておきます。
日付の書き方
日付は、年を 4 けた、月と日を 2 けたにして、区切りを入れずに 8 けたで書く形がよく使われます。1 けたの月や日は、先頭に 0 を付けて 2 けたにします。こうすると、名前の順に並べたときに、日付の古い順（または新しい順）にきちんと並びます。
月単位で管理するファイルは、「202610」のように年月の 6 けたにします。日付をファイル名の先頭に置くか、内容の後に置くかは、日付で探すことが多いか、内容で探すことが多いかで決めます。チームの中で、どちらかにそろえることが大切です。
版の管理
同じファイルを直していくときは、版の番号で新しさを表します。「v1」「v2」「v3」のように番号を増やし、名前に「最新」「最終」「修正版」といった言葉は使いません。「最終」と付けたファイルに、さらに直しが入ることはよくあるためです。
共有の保存先に、過去の版を自動で残す機能がある場合は、ファイルを 1 つにして、機能で版を管理するほうが、同じようなファイルが増えずに済みます。その場合も、社外に送った版や、承認を受けた版は、名前に版の番号を付けて別に残しておくと、後から「どの版を送ったか」を確かめられます。
古い版は、同じフォルダに置いたままにすると、誤って開いてしまうことがあります。「旧版」のようなフォルダを作って移すか、保存先の版の機能に任せます。
使わないほうがよい文字
ファイル名に使える文字は、使っている機種や仕組みによって違います。社内で決めておくとよい例を示します。
- スペース：仕組みによっては、スペースの前後で名前が切れて扱われることがあるため、区切りには「_」を使う
- 一部の記号：「\」「/」「:」「*」「?」「”」「<」「>」「|」は、機種によってはファイル名に使えない
- 機種によって扱いの違う文字：丸で囲んだ数字や、ローマ数字の記号などは、ほかの機種で開くと正しく表示されないことがある
- 長すぎる名前：保存先の場所の名前と合わせて長くなりすぎると、開けなくなることがあるため、簡潔に付ける
社外の相手とやり取りするファイルや、ほかの仕組みに取り込むファイルは、英数字と「_」「-」だけで名前を付けると、トラブルを避けやすくなります。
ルールを守りやすくする工夫
命名規則は、決めただけでは守られません。守りやすくするために、次のことをしておきます。
1 つめは、例を並べた 1 枚を用意することです。規則の説明より、「議事録ならこう、見積ならこう」という例のほうが、書く人は迷いません。種類の言葉の一覧も、あわせて載せておきます。
2 つめは、ひな形のファイルの名前を規則どおりにしておくことです。よく使う書類のひな形に、「YYYYMMDD_見積_会社名_v1」のような名前を付けておくと、コピーして使う人は、名前の一部を書き換えるだけで済みます。
3 つめは、共有フォルダの見直しのときに、名前も直すことです。規則に沿っていない名前を見つけたら、その場で直し、置いた人にも伝えます。
ファイル名の規則は、共有フォルダの構成とあわせて決めると効果が上がります。社内の情報の置き場所全体の考え方は、社内の情報共有の方法で扱っています。
実行時の落とし穴
項目を増やしすぎる
作った人の名前、部署、取引先の番号など、項目を増やしすぎると名前が長くなり、付けるのが面倒になって守られなくなります。探すときに本当に使う項目だけに絞ります。
過去のファイルを一度に直そうとする
過去のファイルの名前をすべて一度に直そうとすると、手間がかかり、ほかの資料からのリンクが切れることもあります。これから作るファイルから規則を当て、過去のファイルは使うときに直していきます。
例外を認めすぎる
「この部署は別の付け方で」と例外を認めていくと、規則はすぐに形だけになります。例外が必要なら、規則そのものを直して全員にそろえます。
