業務棚卸しは、部署や会社で行っている業務をすべて書き出し、それぞれの業務を、誰が、どのくらいの頻度と時間をかけて行っているかを一覧にする作業です。やり方は、①棚卸しの目的を決める、②業務一覧の項目と粒度を決める、③担当者に書き出してもらう、④一覧を整理して見直しの候補を選ぶ、⑤見直しを行い、一覧を更新し続ける、の順で進めます。業務一覧が作っただけで使われなくなる原因の多くは、目的が決まっていないことと、業務の粒度がそろっていないことにあります。目的を先に決め、目的に必要な項目だけを集めることが、棚卸しを役に立つものにするこつです。
棚卸しの目的を決める
業務棚卸しの目的によって、一覧に書く項目も、書き出す細かさも変わります。
| 目的 | 特に集める項目 |
|---|---|
| 無駄な作業を減らす | 所要時間、頻度、その業務の目的 |
| 属人化を減らす | できる人の数、手順書の有無 |
| 仕組みの導入や自動化 | 使っている仕組みや書類、手作業の入力の有無 |
| 人員配置や業務の割り振りの見直し | 担当者ごとの業務量、繁閑の時期 |
| 外部への委託の検討 | 業務の定型の度合い、社外に出せる情報かどうか |
目的を決めずに「とりあえず全部の業務を書き出す」と、集めた一覧をどう使えばよいかが分からず、作っただけで終わります。複数の目的があっても構いませんが、一番大事な目的を 1 つ決めておくと、項目を絞れます。
業務一覧の項目と粒度
項目
業務一覧の基本の項目は、次のとおりです。目的に合わせて足し引きします。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 業務の分類 | 大きな業務のまとまり（受注、請求、採用、など） |
| 業務名 | 「〇〇を△△する」の形の具体的な業務 |
| 目的 | その業務は何のために行うのか |
| 担当者 | 主に行う人と、代わりにできる人 |
| 頻度 | 毎日・毎週・毎月・年に数回・不定期 |
| 1 回の所要時間 | おおよその時間 |
| 使う仕組み・書類 | 使っている仕組みや表計算のファイル、紙の書類 |
| 手順書の有無 | 手順書があるか、どこにあるか |
| 困っていること | 時間がかかる、ミスが多い、などの担当者の声 |
「頻度」と「1 回の所要時間」を掛けると、その業務に月にどのくらいの時間を使っているかが分かります。どこに時間を使っているかを知ることが、見直しの出発点になります。
粒度
業務一覧が使われなくなる大きな原因が、粒度のばらつきです。ある人は「経理業務」と 1 行で書き、別の人は「請求書の宛名を確かめる」と細かく書くと、一覧を並べても比べられません。
粒度をそろえるには、次のように 3 つの段階に分けて書くのが分かりやすい方法です。
| 段階 | 例 |
|---|---|
| 大分類 | 経理 |
| 中分類 | 請求 |
| 業務 | 請求書を作る／請求書を送る／入金を確かめる |
一覧に書くのは「業務」の段階で、1 つの業務は、1 人が続けて行い、終わりがはっきりしている作業のまとまりにします。記入の見本を 2〜3 行書いて配ると、書く人の粒度がそろいやすくなります。
洗い出しの進め方
担当者に書き出してもらう
業務を一番よく知っているのは担当者です。上で決めた項目の表を配り、担当者に自分の業務を書き出してもらいます。上司が想像で書くと、細かな業務や、頼まれて引き受けている業務が抜けます。
書き出すときは、次のものを見返すと、思い出せなかった業務が見つかります。
- 予定表（月末や年に数回の業務）
- 過去 1〜2 か月のメールやチャットのやり取り
- 使っている仕組みの操作の履歴
- 提出している書類や報告の一覧
上司が確かめて足す
担当者が書き出した一覧を、上司がまとめて確かめます。部署全体の一覧にすると、同じ業務を複数の人がばらばらに行っていることや、誰も担当していない業務が見つかることがあります。担当者に「自分が 1 週間休んだら止まる業務はどれか」を聞くと、属人化している業務も分かります。
一覧を使った見直しの考え方
一覧ができたら、時間を多く使っている業務と、困っていることが書かれた業務から、見直しの候補を選びます。見直しは、次の順で考えると進めやすくなります。
| 順番 | 考え方 | 例 |
|---|---|---|
| 1 | やめる | 誰も使っていない報告や集計をやめる |
| 2 | 減らす | 頻度を下げる、確認の段階を減らす |
| 3 | まとめる | 複数の人がばらばらに行っている同じ業務を 1 つにまとめる |
| 4 | 仕組みに任せる | 同じ入力の繰り返しや、決まった手順の作業を仕組みで行う |
| 5 | 外に任せる | 定型的で社外に出せる業務を委託する |
「やめる」「減らす」を先に考えるのが大切です。無駄な業務をそのまま仕組みに任せたり、外に任せたりすると、無駄のために費用を払い続けることになります。
見直しの候補になった業務は、流れを図にすると、どこに時間がかかっているかが見えます。図の描き方は、業務フロー図の書き方で説明しています。1 人しかできない業務が見つかったら、業務の属人化とはで説明している進め方で、2 人目ができるようにします。
仕組みの導入を考えている場合は、棚卸しと見直しを済ませてから、仕組みを選びます。進め方は、DX が失敗する原因と業務の見直しの手順で扱っています。
一覧を古くしない工夫
業務一覧は、作った時点から古くなり始めます。担当者が替わり、仕組みが変わり、新しい業務が増えるたびに、一覧と実態がずれていきます。古くなった一覧は、次に使おうとしたときに信用されません。
一覧を古くしないために、次のことを決めておきます。
- 置き場所を 1 つにする：部署の共有の場所に置き、個人の手元に写しを作らない
- 更新のきっかけを決める：担当者の交代、新しい業務の追加、仕組みの変更があったときに、その場で直す
- 定期的に見直す：半年に 1 回など、時期を決めて全体を見直す
- ほかの用途に使う：引き継ぎ、新しく入った人への説明、業務の割り振りを決めるときに一覧を使う
最後の点が特に効きます。一覧が普段の仕事で使われていれば、古い箇所に気づいた人が直すようになります。業務マニュアルと一覧をつなげておくと、一覧から手順書をたどれるようになり、使われる機会が増えます。マニュアルの作り方は、業務マニュアルの作り方で説明しています。
実行時の落とし穴
棚卸しの結果で担当者を評価する
一覧の所要時間を見て「この業務に時間をかけすぎだ」と担当者を責めると、次からは実態より短い時間が書かれるようになります。棚卸しの結果は、業務のやり方を見直すために使い、担当者の評価には使いません。
書き出しに時間をかけすぎる
完璧な一覧を作ろうとすると、書き出しだけで何か月もかかり、その間に業務が変わります。期限を区切って書き出し、後から見つかった業務は足していく前提で進めます。
一覧を作って終わりにする
一覧を作ること自体が目的になると、見直しに進まないまま終わります。棚卸しを始める前に、見直しの候補を選ぶ時期と、見直しを進める担当を決めておきます。
